Arrivée de notre premier stagiaire

Arrivée de notre premier stagiaire

Je m’appelle Lucas Vandard, j’ai 19 ans et je suis étudiant en deuxième année à Sciences Po Paris. Avant de parvenir à l’Institut d’Études Politiques de Paris, j’ai réalisé mes études en Seine Saint Denis jusqu’à obtenir un baccalauréat économique et social mention très bien ajoutée à une équivalence européenne d’anglais.

Je vais être désormais stagiaire à temps partiel dans la start-up Le chêne et le roseau pendant une période de 6 mois. Ce stage me permettra d’acquérir une expérience dans le milieu de l’entrepreneuriat en vue de, peut-être, un jour de créer mon entreprise. Les prochaines semaines vont être pour moi l’occasion d’apprendre, comme je l’ai dit précédemment, mais aussi participer par ma motivation et mon travail au développement de l’entreprise.

Trois questions me viennent à l’esprit avant de débuter ce travail. Quelles sont les missions auxquelles je vais prendre part ? Quel est l’ensemble des connaissances que je vais acquérir durant le stage ? Enfin, est-ce que je vais pouvoir être à la hauteur de ce que l’on me demande ?

Vendredi 5 janvier 2018, première réunion avec Nicolas et Aurélie pour déterminer mes différentes missions sur les 6 prochains mois. Une forme d’anxiété mêlée à de l’excitation m’animent ce jour-là. Je vais travailler dans une start-up en plein développement, depuis des années j’entends ce nom : « start-up » se répéter dans les journaux, à la télévision ou encore sur les réseaux sociaux. Ce mot a une connotation qui, la plupart du temps, est très positive, assimilée au succès, à l’argent, à la reconnaissance, à des nouvelles méthodes de management. Tout cela assemblé a presque créé un mythe autour de cette expression qui était toutefois, lorsque que l’on était extérieur à ce monde, très difficile à vérifier. J’avais donc besoin de confronter le mythe à la réalité, de voir si cela était vraiment un système différent avec une plus grande liberté donnée aux acteurs de l’entreprise ou non.

Dès le début de la réunion on m’explique les objectifs futurs et les développements que l’on envisage, on me détaille aussi certaines ficelles du métier de consultant. Je ne vais évidemment pas être en première ligne sur les dossiers, cependant on me confie quand même des missions importantes qui permettront le développement du chêne et le roseau. Je suis de plus assez étonné positivement qu’on me laisse une liberté dans mon travail me permettant ainsi de réaliser ce dernier à ma façon. Enfin ceci me fait découvrir une vision différente sur le management d’entreprise que je pensais beaucoup plus vertical et plus strict. C’est peut-être le mythe de la start-up qui commence à se réaliser…

« La logique vous emmènera du point A au point B. L’imagination vous emmènera partout »
Albert Einstein

Ps : À la fin de chaque post personnel sur le blog je mettrai une citation en rapport avec celui ci.

Nos 10 conseils pour réussir un séminaire collaboratif

Nos 10 conseils pour réussir un séminaire collaboratif

Dans nos missions, nous faisons souvent appel à l’organisation de séminaires collaboratifs.

En mobilisant en une unité d’espace et de temps jusqu’à une centaine d’acteurs (et même davantage si nous mobilisons nos partenaires), ils présentent à nos yeux de nombreux avantages :

  • Ils accélèrent la réflexion et la mise en mouvement des parties prenantes de nos projets
  • Ils enrichissent grâce à l’intelligence collective nos démarches et nos livrables
  • Ils facilitent l’alignement entre les parties prenantes de nos projets : dirigeants, acteurs terrains, partenaires, etc.
  • Ils créent un moment de prise de recul et d’échanges entre pairs
  • Ils sont souvent festifs et créent ainsi une bouffée d’énergie collective et positive
  • Ils sont l’occasion pour nous de rendre de bons services à nos clients
  • Nous prenons beaucoup de plaisir à les concevoir et à les animer !

Soyons sincères, nous apprécions particulièrement cette formule de travail pour son effet waouh, la petite montée d’adrénaline qu’elle nous procure et la satisfaction qu’elle engendre chez nos clients. Mais elle n’est pas sans risque et voici donc nos conseils pour réussir a coup sûr un séminaire collaboratif.

1- Utiliser le séminaire a bon escient. De même qu’il existe la réunionnite, il existe la seminairite qui a des effets tout aussi dévastateurs. Compte tenu de l’énergie et des coûts engendrés par les séminaires, il faut en user avec parcimonie et à bon escient : besoin d’accélérer et d’aligner de nombreux acteurs, productions complexes, renforcement de la dynamique collective, etc. Parfois, quelques ateliers peuvent avantageusement remplacer le séminaire et présenter l’avantage de l’itération.

2- Identifier le sponsor du séminaire, c’est à dire le client du séminaire, la personne qui a un intérêt a ce qu’il réussisse et qui a le poids pour mobiliser les participants. C’est aussi elle ou lui qui remportera les lauriers de la réussite de l’événement !

3- Constituer une équipe autour du sponsor pour préparer la session. La complexité de l’exercice est plus facilement maîtrisée en croisant les regards de plusieurs acteurs et en partageant les activités de préparation et d’organisation. Pour nous, c’est aussi l’assurance de la mobilisation d’une équipe interne qui connaît la boutique et les acteurs et sait démêler les questions qui se posent tout au long de la préparation.

4- Réserver à l’avance le lieu propice au séminaire : suffisamment grand pour accueillir une plénière et des espaces d’ateliers, facile d’accès, et surtout, modulable. Exit les grandes salles de réunion en U et les lourds fauteuils. Vive les chaises légères, pliables ou empilables et les tables sur roulettes. Vive les murs Velleda et les surfaces lisses sur lesquelles nous pourrons afficher supports et paper boards.

Si les murs sont dorés à l’or fin, pensez aussi à écrire sur les tables.

5- Itérer sur la préparation du séminaire. Le design d’une session collaborative est un exercice complexe et créatif. Travailler en itération permettra à l’équipe sponsor d’affiner et d’améliorer le cadrage du contenu et des modalités d’animation. La méthode itérative conduit ainsi l’équipe sponsor à revoir et à améliorer à chaque réunion les éléments de cadrage du séminaire : objectifs, participants, intervenants, produits d’entrée (les inputs en bon français) et ceux de sorties (les outputs donc), et les modalités d’animation de la session. A titre d’exemple, nous comptons sur 3 à 6 réunions pour l’organisation d’une session d’une journée de séminaire.

6- Varier les modalités d’animation en alternant les moments de plénière, les présentations en petits groupes et les ateliers de travail. Pensez aux participants et organisez l’animation du séminaire dans une posture d’empathie. Evitez-leur par exemple la succession des discours fleuves juste après le déjeuner ! A l’inverse, une présentation debout en petits groupes crée une interactivité plus dynamique.

7- S’assurer de la présence des participants, c’est une condition importante de la réussite d’un séminaire. Relancez-les, expliquez-leur que vous comptez sur eux, que leur présence est indispensable. Le poids du sponsor est clé dans cette opération.

8- Identifier un animateur. Le sponsor est le client du séminaire. Il en est le juge et le parti et doit se concentrer sur l’atteinte de ses objectifs. Il ne peut donc pas être accaparé par l’animation et la mise en énergie du collectif des participants, d’autant que c’est un métier subtil qui demande de l’entraînement… Il faut à la fois être attentif à la dynamique du groupe et des individus, à la réflexion et au contenu tout en restant au service du sponsor.

9- Planifier un déjeuner rapide et debout. Les déjeuner assis sont plus longs que les cocktails debout qui, quant à eux, favorisent les échanges informels. Inutile également de rappeler les bienfaits de l’alcool et d’une alimentation trop riche sur le niveau d’attention de votre assemblée…
Pour l’animateur et le sponsor, le temps du déjeuner présente un double avantage. D’une part il est souvent l’occasion de prendre un temps de recul pour débriefer de la matinée, vérifier que les objectifs du séminaire sont en passe d’être atteints et commencer à préparer la conclusion de la journée. Il représente également une réserve de temps qui pourra être mise à contribution pour ajouter une séquence imprévue l’après-midi ou libérer les participants plus tôt.

10 – Pérenniser les bienfaits du séminaire via la mise en place et le suivi d’un plan d’actions. Comme il existe un effet waouh du séminaire, il existe un effet soufflet. La bouffée de mobilisation et d’énergie positive engendrée par le séminaire peut très vite retomber une fois les participants retournés à leurs activités récurrentes habituelles. En fin de session, il convient donc d’inciter les participants à générer et à partager des plans d’actions pour les projeter dans le post séminaire. Le sponsor devra suivre la bonne mise en œuvre des plans d’actions et mesurer ainsi l’impact du séminaire qu’il a organisé.

11- Produire et partager rapidement une restitution communicante des échanges et des travaux. Les séminaires sont parfois frustrants pour les participants qui ne peuvent pas assister à toutes les discussions en sous-groupes. Un document de restitution du séminaire peut contribuer à apaiser cette frustration et consigner les échanges importants et les plans d’actions post séminaire. Pour éviter la relégation en fond de tiroir ou en cale d’armoire dans la salle des archives, ce document devra rester synthétique et le plus illustré possible : photos, dessins, schémas, citations, etc.

12 – Prévoir une journée de travail légère le lendemain 😉
De 10 conseils, on passe vite à 12 avec le Chêne et le Roseau. C’est notre offre de lancement du site internet et de nos pages de blog ! Pour en savoir plus sur l’organisation et l’animation de vos séminaires collaboratifs, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aiderons du mieux de nos possibilités et de nos compétences. Et nous saurons vous orienter vers nos partenaires si nécessaire.

N’hésitez pas également à commenter cet article et à nous suggérer des thématiques d’articles.

A très bientôt,

Aurélie et Nicolas

Notre premier référencement auprès d’un conseil régional

Notre premier référencement auprès d’un conseil régional

L’année 2017 a été marquée par notre premier référencement auprès d’un conseil régional.

La région Auvergne Rhône-Alpes a lancé un accord cadre pour accompagner ses projets de transformation et nous avons été notifiés sur les deux lots auxquels nous avions candidaté ! Le pari n’était pas facile à relever car nous avons investi beaucoup de temps pour répondre au cahier des charges avec des effectifs qui restent pour l’instant limités à nous deux. Nous sommes ravis de cet effort payant qui nous permet d’être dans la course pour travailler sur les grands projets de la région fusionnée.

Les enseignements de cette expérience sont nombreux :

  • Oser et ne jamais penser qu’on est une trop petite structure face aux grands cabinets de conseil
  • Former des alliances outsiders mais convaincantes avec des partenaires comme nous l’avons fait sur le lot d’accompagnement des projets stratégiques de la région avec le cabinet de conseil en stratégie Ylios
  • Etre patient car les prises de décision sont forcément longues dans une région qui doit concerter les élus
  • Anticiper les problématiques administratives liés par exemple à la signature électronique qui a été la grande nouveauté pour nous

Nous avons profité de cette réponse pour structurer notre pensée sur la transformation des conseils régionaux qui sont au cœur du quotidien des français. Aurélie a pu mettre à profit son retour d’expérience sur l’accompagnement des services déconcentrés des régions Grand Est et Occitanie pour lesquelles elle a travaillé lors de son passage au Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique.

Nous croyons que la fusion des régions impacte profondément l’organisation et le fonctionnement de la collectivité. Quel que soit l’échelon considéré, le fonctionnement en bi-sites ou tri-sites engendre des réorganisations importantes et des changements de pratiques inédits au sein des structures territoriales.

Nous avons identifié 6 enjeux clés pour réussir un programme de transformation ambitieux :

  • Travailler sur les nouvelles compétences transférées à la région en changeant de posture au sein de l’écosystème régional (chef de file)
  • Mettre en place une politique vertueuse de finances publiques, face à la baisse des dotations de l’Etat
  • Embarquer l’ensemble des parties prenantes des conseils régionaux dans la transformation en communiquant sur le sens de la réforme
  • Adapter la gouvernance régionale en fonction de la nouvelle taille de la région
  • Repenser de nouveaux modes de travail et offrir une opportunité de modernisation forte, à travers le levier numérique, pour répondre aux enjeux du fonctionnement opérationnel en multi-sites
  • Faire de la réforme territoriale une opportunité pour les cadres du conseil régional pour évoluer dans leurs pratiques managériales et prendre en compte les difficultés que peuvent rencontrer l’encadrement intermédiaire (chef de service, directeur adjoint…)

Une des spécificités de la région Auvergne Rhône-Alpes repose dans la création d’une direction transverse de la performance, la satisfaction et la relations usagers. L’émergence d’une direction de ce type est vraiment unique car en analysant les organisations des autres régions, on constate par exemple que la notion d’usagers n’est quasiment jamais présente.

Cette nouvelle aventure nous a donné envie d’aller à la rencontre d’autres régions pour leur proposer notre accompagnement. Nous avons ainsi réalisé une plaquette expliquant notre compréhension des enjeux des conseils régionaux ainsi que nos convictions pour les aider à structurer et mener leurs projets de transformation. Nous sommes prêts à prendre les routes des régions de France pour une année 2018 au service des conseils régionaux !

Téléchargez notre plaquette sur la transformation des conseils régionaux.