Dans nos missions, nous faisons souvent appel à l’organisation de séminaires collaboratifs.

En mobilisant en une unité d’espace et de temps jusqu’à une centaine d’acteurs (et même davantage si nous mobilisons nos partenaires), ils présentent à nos yeux de nombreux avantages :

  • Ils accélèrent la réflexion et la mise en mouvement des parties prenantes de nos projets
  • Ils enrichissent grâce à l’intelligence collective nos démarches et nos livrables
  • Ils facilitent l’alignement entre les parties prenantes de nos projets : dirigeants, acteurs terrains, partenaires, etc.
  • Ils créent un moment de prise de recul et d’échanges entre pairs
  • Ils sont souvent festifs et créent ainsi une bouffée d’énergie collective et positive
  • Ils sont l’occasion pour nous de rendre de bons services à nos clients
  • Nous prenons beaucoup de plaisir à les concevoir et à les animer !

Soyons sincères, nous apprécions particulièrement cette formule de travail pour son effet waouh, la petite montée d’adrénaline qu’elle nous procure et la satisfaction qu’elle engendre chez nos clients. Mais elle n’est pas sans risque et voici donc nos conseils pour réussir a coup sûr un séminaire collaboratif.

1- Utiliser le séminaire a bon escient. De même qu’il existe la réunionnite, il existe la seminairite qui a des effets tout aussi dévastateurs. Compte tenu de l’énergie et des coûts engendrés par les séminaires, il faut en user avec parcimonie et à bon escient : besoin d’accélérer et d’aligner de nombreux acteurs, productions complexes, renforcement de la dynamique collective, etc. Parfois, quelques ateliers peuvent avantageusement remplacer le séminaire et présenter l’avantage de l’itération.

2- Identifier le sponsor du séminaire, c’est à dire le client du séminaire, la personne qui a un intérêt a ce qu’il réussisse et qui a le poids pour mobiliser les participants. C’est aussi elle ou lui qui remportera les lauriers de la réussite de l’événement !

3- Constituer une équipe autour du sponsor pour préparer la session. La complexité de l’exercice est plus facilement maîtrisée en croisant les regards de plusieurs acteurs et en partageant les activités de préparation et d’organisation. Pour nous, c’est aussi l’assurance de la mobilisation d’une équipe interne qui connaît la boutique et les acteurs et sait démêler les questions qui se posent tout au long de la préparation.

4- Réserver à l’avance le lieu propice au séminaire : suffisamment grand pour accueillir une plénière et des espaces d’ateliers, facile d’accès, et surtout, modulable. Exit les grandes salles de réunion en U et les lourds fauteuils. Vive les chaises légères, pliables ou empilables et les tables sur roulettes. Vive les murs Velleda et les surfaces lisses sur lesquelles nous pourrons afficher supports et paper boards.

Si les murs sont dorés à l’or fin, pensez aussi à écrire sur les tables.

5- Itérer sur la préparation du séminaire. Le design d’une session collaborative est un exercice complexe et créatif. Travailler en itération permettra à l’équipe sponsor d’affiner et d’améliorer le cadrage du contenu et des modalités d’animation. La méthode itérative conduit ainsi l’équipe sponsor à revoir et à améliorer à chaque réunion les éléments de cadrage du séminaire : objectifs, participants, intervenants, produits d’entrée (les inputs en bon français) et ceux de sorties (les outputs donc), et les modalités d’animation de la session. A titre d’exemple, nous comptons sur 3 à 6 réunions pour l’organisation d’une session d’une journée de séminaire.

6- Varier les modalités d’animation en alternant les moments de plénière, les présentations en petits groupes et les ateliers de travail. Pensez aux participants et organisez l’animation du séminaire dans une posture d’empathie. Evitez-leur par exemple la succession des discours fleuves juste après le déjeuner ! A l’inverse, une présentation debout en petits groupes crée une interactivité plus dynamique.

7- S’assurer de la présence des participants, c’est une condition importante de la réussite d’un séminaire. Relancez-les, expliquez-leur que vous comptez sur eux, que leur présence est indispensable. Le poids du sponsor est clé dans cette opération.

8- Identifier un animateur. Le sponsor est le client du séminaire. Il en est le juge et le parti et doit se concentrer sur l’atteinte de ses objectifs. Il ne peut donc pas être accaparé par l’animation et la mise en énergie du collectif des participants, d’autant que c’est un métier subtil qui demande de l’entraînement… Il faut à la fois être attentif à la dynamique du groupe et des individus, à la réflexion et au contenu tout en restant au service du sponsor.

9- Planifier un déjeuner rapide et debout. Les déjeuner assis sont plus longs que les cocktails debout qui, quant à eux, favorisent les échanges informels. Inutile également de rappeler les bienfaits de l’alcool et d’une alimentation trop riche sur le niveau d’attention de votre assemblée…
Pour l’animateur et le sponsor, le temps du déjeuner présente un double avantage. D’une part il est souvent l’occasion de prendre un temps de recul pour débriefer de la matinée, vérifier que les objectifs du séminaire sont en passe d’être atteints et commencer à préparer la conclusion de la journée. Il représente également une réserve de temps qui pourra être mise à contribution pour ajouter une séquence imprévue l’après-midi ou libérer les participants plus tôt.

10 – Pérenniser les bienfaits du séminaire via la mise en place et le suivi d’un plan d’actions. Comme il existe un effet waouh du séminaire, il existe un effet soufflet. La bouffée de mobilisation et d’énergie positive engendrée par le séminaire peut très vite retomber une fois les participants retournés à leurs activités récurrentes habituelles. En fin de session, il convient donc d’inciter les participants à générer et à partager des plans d’actions pour les projeter dans le post séminaire. Le sponsor devra suivre la bonne mise en œuvre des plans d’actions et mesurer ainsi l’impact du séminaire qu’il a organisé.

11- Produire et partager rapidement une restitution communicante des échanges et des travaux. Les séminaires sont parfois frustrants pour les participants qui ne peuvent pas assister à toutes les discussions en sous-groupes. Un document de restitution du séminaire peut contribuer à apaiser cette frustration et consigner les échanges importants et les plans d’actions post séminaire. Pour éviter la relégation en fond de tiroir ou en cale d’armoire dans la salle des archives, ce document devra rester synthétique et le plus illustré possible : photos, dessins, schémas, citations, etc.

12 – Prévoir une journée de travail légère le lendemain 😉
De 10 conseils, on passe vite à 12 avec le Chêne et le Roseau. C’est notre offre de lancement du site internet et de nos pages de blog ! Pour en savoir plus sur l’organisation et l’animation de vos séminaires collaboratifs, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aiderons du mieux de nos possibilités et de nos compétences. Et nous saurons vous orienter vers nos partenaires si nécessaire.

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A très bientôt,

Aurélie et Nicolas